Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương trọn gói tại quận Ba Đình, Hà Nội

VHM Company chuyên tổ chức các sự kiện khai trương trọn gói tại quận Ba Đình, Hà Nội. Với phương châm “Trao giá trị - Nhận niềm tin”, VHM cam kết sẽ mang đến cho Quý khách những dịch vụ với chất lượng tốt nhất.

1. Xây dựng phương án tổ chức lễ khai trương trọn gói tại quận Ba Đình, Hà Nội

 

Xác định thời gian, địa điểm, số lượng khách mời cho buổi lễ khai trương

Trước khi diễn ra buổi lễ khai trương, bạn cần chuẩn bị thật kĩ lưỡng bằng những kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ để buổi lễ đạt được hiệu ứng lan tỏa rộng rãi, tạo ấn tượng ngay từ ban đầu tới khách hàng, đồng thời đem lại cho mình sự khởi đầu thuận lợi, may mắn.

Lên phương án thời gian và địa điểm chính là bước đầu tiên cho buổi lễ khai trương. Thời gian nên chọn vào những ngày lành tháng tốt, bạn có thể nhờ những người có hiểu biết xem xét chọn ngày đẹp cho phù hợp. 

Về địa điểm, tùy theo vị trí của cửa hàng mà chọn địa điểm phù hợp. Tuy nhiên cần lưu ý đó phải là nơi rộng rãi, thuận tiện đi lại, dễ dàng gây được sự chú ý của mọi người.

Về danh sách khách mời dự kiến trong ngày khai trương, trước hết, đội ngũ ban lãnh đạo và các đối tác, khách hàng tiềm năng là những nhân vật chủ chốt. Sau đó, cần sự có mặt của các nhân viên, gia đình bạn bè. Ngoài ra, sự có mặt của các KOL (người nổi tiếng) cũng có tác dụng rất tốt làm cho buổi lễ được chú ý hơn, mang lại nhiều ấn tượng.

 

ca sĩ Min - một trong những gương mặt được ưa chuộng trong lễ khai trương các nhãn hàng

 

 

Lập kế hoạch truyền thông cho lễ khai trương

Các kênh truyền thông hiệu quả mà bạn cần lưu ý để buổi lễ khai trương tạo được hiệu ứng lan tỏa tốt nhất có thể đến với khách hàng, có thể kể đến:

  • Mạng xã hội: facebook, instargram, youtube, báo chí...
  • Tờ rơi xung quanh khu vực diễn ra địa điểm tổ chức, hoặc các nơi có mật độ cư dân lớn, thuận tiện với vị trí của bạn
  • Treo phướn, banner, biển hiệu quảng cáo ngoài trời, standee dọc các trục đường dẫn tới khu vực chuẩn bị khai trương, mở hàng...
  • Kênh truyền miệng: người quen, bạn bè, gia đình... 
  • Quà tặng - phiếu bốc thăm trúng thưởng cho khách mời trước khi đến tham dự

 

 

Dự trù kinh phí

Đây là một khâu vô cùng quan trọng, việc làm này nhằm đảm bảo chi tiêu cho sự kiện một cách khoa học và bài bản, tránh làm thất thoát lãng phí, cũng như việc dự trù cho những khoản phát sinh một cách kịp thời, nhanh chóng 

 

 

Lên ý tưởng, chủ đề, concept, ấn phẩm cho buổi lễ khai trương 

Mỗi một sự kiện khai trương khi tiến hành đều cần lên một ý tưởng và concept riêng. Tùy theo ngành nghề mà bạn kinh doanh, mà lên những ý tưởng, concept cho phù hợp, nó phải xuyên suốt và tôn lên được văn hóa, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ấn tượng cho khách mời. Từ đó, các thiết kế, ấn phẩm sẽ được sáng tạo dựa trên chủ đề đó.

 

 

Lên kịch bản chi tiết 

Một kịch bản chi tiết sẽ làm buổi lễ diễn ra hoàn hảo và tránh những sai xót không đáng có, giúp chương trình diễn ra theo trình tự mạch lạc và khoa học. 

 

 

Khảo sát địa điểm tổ chức

Một buổi lễ khai trương thông thường sẽ cần đến rất nhiều dụng cụ và đồ đạc bổ trợ, ví dụ như âm thanh ánh sáng, bàn ghế, nhà giàn... vậy nên sau khi thống nhất được địa điểm tổ chức, cần những người có chuyên môn đi khảo sát lại để tính toán các phương án setup trước khi buổi lễ diễn ra thật tỉ mỉ và chu đáo.

 

 

Xin cấp phép treo banner quảng cáo, giấy phép thuê địa điểm tổ chức

Ngoài những sự kiện khai trương nhỏ tổ chức trong không gian hẹp mang tính cá thể, thì những sự kiện diễn ra tại những nơi như ngoài đường, vỉa hè, hay các phướn dọc, banner treo ngoài đường... đều phải tiến hành các thủ tục cần thiết để xin cấp phép tổ chức và thực hiện

 

quảng cáo treo banner băng rôn cờ phướn

Một banner ngang treo ngoài đường

 

2. Chuẩn bị lễ cúng trong tổ chức lễ khai trương trọn gói tại quận Ba Đình, Hà Nội

 

Chuẩn bị lễ vật cúng như thế nào 

Lễ cúng cho khai trương cửa hàng, doanh nghiệp là một nghi thức quan trọng trong đời sống tâm linh của người Việt Nam nói riêng và Châu Á nói chung. Nghi thức này do người chủ doanh nghiệp, cửa hàng trực tiếp đứng ra thực hiện, hoặc nhờ thầy pháp làm giúp. 

Trước khi thực hiện lễ cúng, gia chủ cần chuẩn bị các đồ lễ vật đầy đủ, vừa mang ý nghĩa thể hiện sự chu đáo thành kính dâng lên các vị Thần linh, tiền chủ hậu chủ chứng giám, vừa thể hiện sự chỉn chu, kĩ lưỡng tránh sai xót cho chính công việc mà mình sắp khởi sự.

Tùy theo phong tục tập quán của mỗi vùng miền, mà mâm lễ cúng khai trương sẽ được chuẩn bị khác nhau, tuy nhiên không thể thiếu những đồ lễ sau:

 

 - Trái cây: chuẩn bị 5 loại quả (mâm ngũ quả), tùy theo vùng miền mà biến tấu hoa quả khác nhau.

- Một bình hoa tươi: có thể là hoa cúc, hoa hồng...

- Nến: ít nhất 2 cây

- Gạo tẻ, muối trắng

- Trà mạn khô (đóng túi nhỏ), rượu trắng

- Nước trắng

- Trầu cau: mua theo số lẻ 1-3-5-9 quả hoặc miếng trầu têm cánh phượng

- Xôi: xôi đậu, gấc...

- Cháo trắng hoặc xôi chè

- Bánh kẹo

- Bộ tam sên cúng khai trương, hương nén,

- 1 con gà luộc hoặc heo sữa quay

 

Đây là những lễ vật cơ bản, tùy theo gia chủ mà có thể bài trí thêm bớt cho hợp lí. Bên cạnh việc lựa chọn lễ vật sao cho tươi đẹp thì sự thành tâm của gia chủ cũng là yếu tố quan trọng để lễ cúng thành công viên mãn.

 

Thực tế các bàn cúng khai trương đều làm ở ngoài sân hoặc vị trí trước cửa chính, công ty, cửa hàng, shop, tiệm,….

 

 

Ý nghĩa của việc thực hiện lễ cúng và mẫu văn khấn cho lễ khai trương

Dân gian ta thường có câu "Đất có thổ công, sông có hà bá", có ý nghĩa nơi nào cũng đều có các vị Thần linh, cai quản, cũng như các vị Tiền chủ hậu chủ ngụ tại đó. Do vậy, việc có lời khấn tiếng kêu cùng hương hoa trà quả dâng lên mang ý nghĩa xin phép các đấng Thần linh cho công việc bắt đầu được suôn sẻ thuận lợi, và mong được phù hộ cho đắc tài sai lộc, buôn bán hanh thông, gặp nhiều may mắn.

 

Dưới đây là bài văn khấn được trích trong cuốn "Văn khấn cổ truyền Việt Nam" mà chúng tôi đã tổng hợp được:

Nam mô a di Đà Phật

Nam mô a di Đà Phật

Nam mô a di Đà Phật

- Con lạy chín phương Trời, mười phương Chư Phật, Chư Phật mười phương.

- Con kính lạy quan Đương Niên hành khiển thái tuế chí đức Tôn thần.

- Con kính lạy các ngài Bản cảnh thành hoàng chư vị Đại Vương

- Con kính lạy các ngài Ngũ Phương, Ngũ Thổ, Long Mạch, Tài Thần, Định phúc Táo quân, chư vị Tôn thần.

 

Nay muốn khai trương khởi đầu việc kinh doanh (hoặc sản xuất) phục vụ nhân sinh. Do đó, chúng con chọn được ngày lành tháng tốt, sắm sanh lễ vật, cáo yết tôn thần, dâng cùng Bách linh … cúi xin soi xét.


Chúng con kính mời: quan Đương Niên, quan Đương cảnh, quan Thần linh Thổ địa, Định phúc táo quân, các ngài địa chúa Long Mạch, cùng tất cả các Thần linh cai quản khu vực này.


Các Ngài linh thiêng, giáng lâm trước án, thụ hưởng lễ vật, chứng giám lòng thành. Cúi xin các vị phù hộ cho chúng con buôn bán hanh thông, làm ăn thuận lợi, lộc tài vượng tiến, cầu gì được nấy, nguyện gì cũng thành.


Tín chủ lại xin phổ cáo với các vị Tiền chủ, Hậu chủ cùng chư vị Hương linh, y thảo phụ mộc, ngụ trong khu vực này, xin mời các vị tới đây thụ hưởng lễ vật, phù trì tín chủ con làm ăn buôn bán gặp nhiều may mắn, trăm sự thuận lợi.


Chúng con lễ bạc tâm thành, trước án kính lễ, cúi xin được phù hộ độ trì.


Nam mô a di Đà Phật
Nam mô a di Đà Phật
Nam mô a di Đà Phật

 
(Lưu ý : Nếu ghi ra giấy, thì lúc đốt giấy vàng bạc hãy hóa luôn tờ giấy vái cúng chung với giấy vàng bạc.)

 

3. Những lưu ý khi tổ chức lễ khai trương trọn gói tại quận Ba Đình, Hà Nội

 

Vị trí, địa điểm tổ chức

Như đã nói ở phần đầu, vị trí thích hợp để tổ chức lễ khai trương tùy theo vị trí của cửa hàng mà chọn địa điểm phù hợp. Tuy nhiên cần lưu ý đó phải là nơi rộng rãi, thuận tiện đi lại, dễ dàng gây được sự chú ý của mọi người. Ví dụ như sảnh chính của tòa nhà, cửa hàng, vỉa hè mặt đường ngay tại địa điểm. Tuy nhiên nếu tổ chức ở dưới vỉa hề, ngoài mặt đường, cần có sự cấp phép của chính quyền địa phương.

 

Giữ an ninh trật tự khi buổi lễ diễn ra

Với những lễ khai trương mở bán mang tính chất mở, chào đón tất cả quan khách đến tham dự và biết đến sản phẩm, đôi khi sẽ mang lại sự phiền toái cho BTC nếu không chủ động sắp xếp đội ngũ lễ tân đón tiếp và kiểm soát khách mời. Đây là một trong những lưu ý quan trọng để buổi lễ diễn ra thành công và tránh những rắc rối đáng tiếc. Bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của lực lượng security sự kiện để làm giảm thiểu đáng kể tình trạng kể trên, giúp giữ gìn an ninh trật tự tuyệt đối.

 

Thời tiết

 Thời tiết cũng là một yếu tố rất quan trọng đánh giá sự thành công của buổi lễ khai trương, đặc biệt là đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời, bạn nên tính đến các phương án sử dụng nhà dàn không gian, nhà dù tròn, ô lệch tâm... để đảm bảo trong các trường hợp thời tiết không ủng hộ.

 

 

Quản lí nhân sự

Đội ngũ nhân sự thường góp mặt trong các sự kiện khai trương có thể kể đến như: MC, ca sĩ, vũ đoàn, PG PB lễ tân, KOL gương mặt có tầm ảnh hưởng... Vấn đề quản lí giờ giấc có mặt và lên sân khấu của đội ngũ này đóng vai trò quan trọng để chương trình diễn ra theo đúng trình tự mong muốn. Thêm vào đó, nếu có phát sinh hay thay đổi kịch bản, bạn cần tính toán các phương án hợp lí để nhân sự chuẩn bị kịp tiến độ.

 

Nhóm múa truyền thống trong sự kiện khai trương

 

 

4. Ưu điểm khi thuê dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói tại quận Ba Đình, Hà Nội

 

- Tối ưu hóa mọi chi phí

- Tham mưu các phương án phù hợp nhất về địa điểm, concept, ý tưởng, trang thiết bị...

- Có người support, chuẩn bị tất cả các hạng mục

- Lên kịch bản chi tiết và chuyên nghiệp

- Điều phối, quản lí tổng thể xuyên suốt sự kiện một cách bài bản, khoa học

- Có thể xử lí mọi dự phòng phát sinh trong tầm kiểm soát một cách nhanh chóng

   

Chuẩn bị chu đáo tất cả các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra - Ưu điểm lớn nhất khi thuê đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

 

 

5. Lựa chọn đơn vị tổ chức lễ khai trương trọn gói uy tín tại quận Ba Đình, Hà Nội

Một trong những yếu tố hàng đầu quyết định sự thành công của buổi khai trương là lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín với chất lượng và mức chi phí hợp lí nhất. 

VHM Company tự hào là một trong những đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và hội nghị, hội thảo. Chúng tôi có bề dày kinh nghiệm trong tổ chức lễ khai trương, mở bán cho các doanh nghiệp, tập đoàn, như lễ khai trương chi nhánh Junhee Academy Trung Hòa, khai trương hãng hàng không Thẩm Quyến...

Với phương châm “Give value – Get trust / Trao giá trị - Nhận niềm tin”, VHM cam kết sẽ mang đến cho Quý khách những dịch vụ với chất lượng tốt nhất, xuất phát từ cái tâm và sự tận tình trong từng khâu tổ chức của chính đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, nhiệt huyết.

Địa chỉ văn phòng chúng tôi: Tầng 2, tòa nhà VMQ số 87 Nguyễn Thái Học, phường Điện Biên Phủ, quận Ba Đình, Hà Nội.

 

 

Quy trình tổ chức lễ khai trương trọn gói do VHM Company thực hiện

1. Nhận thông tin từ khách hàng

2. Khảo sát ban đầu địa điểm và tư vấn kĩ lưỡng dịch vụ

3. Gửi báo giá kèm phương án tổ chức

4. Kí kết hợp đồng

5. Khảo sát, đo đạc kĩ lưỡng lần 2 cùng đội ngũ kĩ thuật

6. Setup hoàn thiện 100% trước khi chương trình diễn ra ít nhất 3 tiếng

7. Tổng duyệt trước sự kiện

8. Chạy chương trình

9. Thu dọn hậu cần sau khi chương trình kết thúc

10. Tổng kết, nghiệm thu

 

Khai trương Thẩm mỹ viện Junhee tại 11 Trung Hòa, Cầu Giấy - một chương trình do VHM thực hiện

 

 

Bạn nên xem thêm: 

 

 

Bài viết liên quan khác